¿Sabes durante cuántos años hay que guardar las facturas en la empresa? La Ley General Tributaria establece unos criterios y tiempos para que las empresas conserven las facturas, de cara a posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y repercusiones penales. Vamos a ver durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas, y cuál es el mejor modo para cumplir con esta obligación.
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¿Qué facturas son las que se deben guardar?
Las facturas alcanzadas por esta normativa son todas aquellas que estén relacionadas con las obligaciones fiscales de la empresa, es decir: documentos y justificantes de transacciones propias de la actividad, y de gastos, compras o inversiones afectas a la actividad económica.
Esto comprende cualquier documento que contenga información fiscal relevante para Hacienda: facturas de proveedores, facturas emitidas a clientes, justificantes de pagos y cobros…
En realidad, hablamos de cualquier documento que tenga repercusión fiscal, es decir, que justifique operaciones donde se generen, soporten o repercutan impuestos, o alteren la base imponible del IRPF o del Impuesto de Sociedades.
¿Por qué debemos conservarlas?
Guardar las facturas no solo es una obligación legal, sino también una práctica esencial para la gestión y control de tu negocio. A continuación, te detallamos las principales razones:
- Cumplimiento fiscal: Las autoridades pueden solicitar la revisión de tus facturas durante inspecciones o auditorías. Tenerlas organizadas evita sanciones.
- Seguridad jurídica: Conservar las facturas permite respaldar transacciones y resolver posibles conflictos legales con proveedores, clientes o entidades públicas.
- Control financiero: Mantener un archivo de tus facturas facilita la elaboración de informes, la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas.
- Auditorías internas o externas: Son clave para demostrar la transparencia y la buena gestión de tu empresa.
Por lo tanto, conservar tus facturas correctamente no solo te ayudará a cumplir con la normativa vigente, sino que también reforzará la estabilidad y el control financiero de tu empresa.
¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa?
El tiempo que debes guardar las facturas depende de varios criterios establecidos por la normativa vigente en España. Estos plazos están definidos por la ley fiscal, mercantil y penal y pueden variar según el tipo de actividad o situación.
| Según el criterio fiscal | 4 años |
| Según el criterio mercantil | 6 años |
| Según el criterio penal | 10 años |
Según criterio fiscal
La normativa tributaria exige conservar las facturas durante al menos 4 años desde la finalización del plazo para presentar la declaración correspondiente. Este periodo se aplica a las facturas emitidas, recibidas y otros documentos relacionados con obligaciones fiscales, como los justificantes de pagos y declaraciones.
Ejemplo: Si presentaste tu declaración de IVA del cuarto trimestre de 2024 en enero de 2025, las facturas relacionadas con esa declaración deben guardarse hasta enero de 2029.
Según criterio mercantil
El Código de Comercio obliga a conservar las facturas y demás documentación contable durante 6 años desde el último asiento realizado en los libros de contabilidad. Este periodo aplica a todos los empresarios, independientemente del tamaño o sector de la empresa.
Nota: Este criterio es independiente del fiscal, por lo que si las facturas tienen relevancia mercantil, deben conservarse durante este plazo más amplio.
Según criterio penal
En algunos casos, las facturas pueden ser requeridas como prueba en procedimientos penales relacionados con delitos económicos, como fraude fiscal o blanqueo de capitales. En estos supuestos, la prescripción penal puede extender el periodo de conservación hasta 10 años, dependiendo de la gravedad del delito.
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¿Cómo se deben guardar las facturas?
La AEAT da libertad a las empresas y autónomos a la hora de elegir el método de custodia de sus facturas: será posible guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre y cuando se garantice la autenticidad de su origen, su legibilidad y la integridad de su contenido. Esto significa que ya no es obligatorio conservar facturas en papel, y se abre la puerta a un mundo de posibilidades digitales.
Sin embargo, hay otro criterio (aparte del relativo al formato) que la ley establece para la conservación de las facturas, y es que las facturas deben estar guardadas de forma ordenada y conservando su contenido original.
¿Qué significa esto? Que para que una factura se considere correctamente custodiada, debe ser original: en los casos de las facturas en papel, no se admiten fotocopias y, en los documentos digitales, tampoco sirven las facturas escaneadas.
El motivo por el cual estos documentos no se ajustan al criterio de conservación es que se consideran copias, y no originales: solo serán válidas las facturas creadas desde cero, bien en papel, bien desde alguna herramienta digital.
El sentido común nos dice que la mejor manera de emitir y guardar las facturas es mediante un software de facturación en línea, que sea capaz de preservar el contenido de forma ordenada, preservando su integridad y evitando que la empresa se exponga a posibles situaciones fraudulentas. De esta forma, además de no ocupar espacio físico, se reduce el riesgo de fuga o deterioro de los documentos, y se garantiza una disponibilidad inmediata de las facturas si algún organismo oficial las requiriese.
La entrada en vigor en octubre de 2021 de la Ley Antifraude obliga a las empresas a emplear programas informáticos que impidan la llevanza de una contabilidad B, es decir, que no se puedan eliminar facturas ni asientos contables a voluntad. Por lo tanto, ahora que sabes durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas, podemos decirte que, en STEL Order, nos hemos tomado muy en serio estos requerimientos para crear nuestro software de gestión empresarial.
¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?
Sí, existen excepciones que pueden obligarte a conservar las facturas durante un tiempo mayor al estipulado por la normativa general. A continuación, te mencionamos las más relevantes:
- Subvenciones o ayudas públicas: Si tu empresa ha recibido subvenciones o ayudas, deberás conservar las facturas justificativas hasta que finalice el plazo de prescripción del organismo que otorgó la ayuda. En muchos casos, este plazo puede ser superior a los 4 o 6 años habituales.
- Bienes de inversión: Las facturas relacionadas con bienes de inversión, como maquinaria, vehículos o inmuebles, deben conservarse durante todo el periodo en que estos bienes estén sujetos a ajustes fiscales. Este plazo puede extenderse hasta 10 años, dependiendo de la normativa aplicable.
- Inspecciones en curso: Si tu empresa está siendo objeto de una inspección fiscal o mercantil, las facturas deberán conservarse hasta que el procedimiento concluya, independientemente de los plazos generales.
- Delitos económicos: En casos de investigaciones penales relacionadas con delitos económicos, como fraude fiscal o blanqueo de capitales, las facturas pueden ser requeridas incluso muchos años después de su emisión. Esto se debe a que el plazo de prescripción penal puede alcanzar los 10 años o más.
- Contratos de larga duración: Si las facturas están vinculadas a contratos o acuerdos de larga duración, es recomendable conservarlas mientras el contrato siga vigente o pueda generar derechos u obligaciones.
Es importante evaluar cada caso de forma individual para garantizar que cumples con los plazos específicos aplicables a tu situación.
Preguntas frecuentes sobre guardar las facturas
¿Es obligatorio guardar las facturas electrónicas?
Sí, las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en papel y deben conservarse cumpliendo los plazos establecidos por la normativa fiscal, mercantil o penal. Además, deben garantizarse su autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el periodo de conservación.
¿Puedo digitalizar todas mis facturas y desechar las físicas?
Sí, siempre que cumplas con los requisitos legales para la digitalización certificada. La digitalización debe garantizar que las facturas sean una copia fiel e íntegra del documento original. Además, es necesario utilizar un software que cumpla con la normativa, como STEL Order, para garantizar la validez de los documentos digitalizados.
¿Qué ocurre si pierdo las facturas antes de que finalice el plazo de conservación?
Perder las facturas puede derivar en sanciones si las autoridades las requieren durante una inspección. Por eso es fundamental contar con un sistema de respaldo, como copias digitales en la nube o dispositivos externos, que permitan recuperar la información en caso de pérdida o deterioro de los originales.
¿Qué sanciones puedo enfrentar si no conservo las facturas?
La falta de conservación de facturas puede acarrear multas de diversa índole, según la normativa infringida. Por ejemplo, en el ámbito fiscal, las sanciones pueden superar los 1.500 euros si no se pueden justificar correctamente las operaciones declaradas. En casos más graves, como delitos económicos, las multas y consecuencias legales pueden ser mayores.
¿Cuáles son las ventajas de usar un software de gestión para guardar las facturas?
Un software de gestión como STEL Order te permite:
- Guardar todas tus facturas de forma segura y organizada.
- Cumplir con los requisitos legales de conservación en formato digital.
- Acceder rápidamente a cualquier documento en caso de inspección o auditoría.
- Realizar copias de seguridad automáticas para evitar la pérdida de información.
