En la actualidad existen muchas jornadas de trabajo distintas, varias modalidades horarias con más o menos flexibilidad, trabajo presencial y en remoto… ¿Qué tienen todas en común? Pues la necesidad de un control de asistencia laboral, una exigencia que ha surgido en los últimos años fruto de cambios legislativos que obligan a las organizaciones a llevar un registro de las jornadas de trabajo de sus plantillas.
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¿Qué es el control de asistencia laboral?
El control de asistencia es un procedimiento consistente en el registro de las horas de entrada y salida de los empleados que se lleva a cabo por distintos medios. La empresa es libre de aplicar el método de registro que más le convenga siempre y cuando se ajuste al contenido de la Ley del Control Horario.
Mediante el control de asistencia, la empresa lleva la cuenta de las horas trabajadas por parte de los empleados de su plantilla, los cuales dejan registrado a qué hora entran y a qué hora finalizan sus jornadas (o entran y salen del centro de trabajo).
El control de asistencia también tiene en cuenta circunstancias especiales que afectan a la jornada laboral, como pueden ser las ausencias por vacaciones o permisos retribuidos, o las alteraciones eventuales de los horarios de entrada y salida.
Mediante el control de asistencia laboral, las empresas tienen a su disposición toda la información diaria sobre las jornadas de sus empleados: a qué hora han empezado, a qué hora han salido, cuántos descansos se han tomado, si han llegado tarde o han salido antes (o al contrario) o si se han ausentado del trabajo (con o sin justificación).
Registro entrada y salida de personal
Para que el control horario se pueda llevar a cabo, todos los empleados deben fichar sus entradas y salidas del centro de trabajo o, en las modalidades de trabajo en remoto o teletrabajo, dejar constancia de a qué hora han iniciado la jornada y a qué hora la han finalizado.
Estos registros también abarcan las pausas y descansos que se realizan durante la jornada, si bien no todas las interrupciones son susceptibles de interrumpir el tiempo efectivo de trabajo. A este respecto, nos referimos fundamentalmente a las entradas y salidas que se producen en la hora de la comida en las jornadas partidas.
Este concepto se entiende mejor contraponiéndolo a las pausas de 15 minutos en jornadas de más de seis horas de duración, las cuales constituyen un derecho remunerado de los trabajadores. Sin embargo, aunque las famosas “pausas del bocadillo o del café” se consideren tiempo efectivo de trabajo, es recomendable que los empleados las registren también.
Tipos de control de asistencia del personal
Según el texto de la Ley del Control Horario, cada organización es libre de aplicar el método de control de asistencia que prefiera. La elección quedará determinada por el tamaño y la actividad de la empresa, la naturaleza de las jornadas de sus empleados y la existencia o no de casos especiales que entorpezcan o dificulten el registro de sus entradas y salidas.
Por un lado, es posible implementar simples sistemas manuales en los que los trabajadores dejen constancia de sus estancias, por ejemplo, estampando su firma en libros de visitas o en hojas de Excel. Es una opción recomendada para pequeños comercios o negocios familiares con muy pocos empleados que siempre acudan en los mismos horarios al centro de trabajo.
La gestión horaria se complica en las PYMES que incorporan casuísticas distintas, sistemas de turnos o distintos tipos de jornadas en sus plantillas. En estos casos se suelen utilizar sistemas automáticos de fichaje que permiten a los empleados registrar el inicio y la finalización de sus jornadas.
Estos fichajes se pueden realizar mediante lecturas biométricas (huella dactilar), mediante el acceso a una aplicación informática donde el empleado registra su presencia, o leyendo las tarjetas de acceso de los empleados al centro de trabajo.
Ventajas de contar con un software de control de asistencia laboral
Cumplimiento normativo sin errores
El software de asistencia de personal constituye una elegante y cada vez más adoptada solución para que las organizaciones lleven la cuenta de las horas de trabajo de sus empleados, sin dejar margen a errores humanos y cumpliendo la normativa vigente en cuanto a control horario.
Prevención del absentismo laboral
El propósito del control de asistencia no es solamente ajustarse a los requerimientos legales hacia las empresas sobre el registro de la jornada: también sirve para que las organizaciones detecten posibles casos de absentismo laboral, o reajusten los horarios de los empleados en función de la flexibilidad que otorguen los convenios colectivos que resulten de aplicación.
Manejo de múltiples casuísticas
Los responsables de la organización tendrán en un único programa toda la información sobre la presencia de sus empleados, no solo a efectos de contabilizar la duración de sus jornadas, sino también de implementar sistemas de turnos o ausencias programadas por permisos o vacaciones.
Ahorro de tiempo y dinero
Cuando una aplicación informática es capaz de realizar el control de asistencia por sí sola, la empresa ya no tendrá que destinar recursos específicos para esta tarea. No tiene por qué haber nadie vigilando la entrada ni persiguiendo a los empleados para que fichen, aunque será recomendable que todos los trabajadores estén debidamente concienciados y aleccionados para evitar problemas en el futuro.
Características de un buen software de control de asistencia
- Adaptación. El programa informático de control de personal debe poder recibir los datos de los fichajes de los empleados de forma automática.
- Crecimiento modular. El software para el control de personal debe proporcionar funcionalidades que crezcan a medida que lo hagan las necesidades de la organización.
- Seguridad. La aplicación debe conservar los datos de los empleados durante todo el tiempo necesario sin que exista posibilidad alguna de corromperlos o poner en peligro su integridad.
- Accesibilidad. El programa debe ser accesible desde múltiples vías y plataformas, para que los empleados puedan fichar en todo momento estén donde estén, y los responsables puedan consultar fácilmente los datos sobre horarios y jornadas.
- Exportación. Los datos del programa deben ser fácilmente exportados a formatos universales para poder ser tratados en otras aplicaciones.
La importancia del control de asistencia en la empresa se ha acentuado a raíz de los cambios normativos sobre el registro horario de las jornadas. Además, las empresas que implementan programas de control de asistencia se benefician de un sistema automatizado donde los trabajadores fichan sus entradas y salidas y donde se pueden realizar previsiones y planificaciones en función de los horarios de cada empleado.
