Contratar, cuando somos autónomos, puede parecer un camino lleno de siglas, modelos y plazos imposibles. Pero no tiene por qué ser así. En esta guía vamos a contarte, paso a paso y con lenguaje claro, cómo tomamos decisiones acertadas: desde elegir el contrato adecuado hasta asegurarnos de que todo esté bien documentado y protegido.
Queremos ayudarte a salir con una idea concreta de qué modalidad encaja mejor con lo que necesitas, qué trámites debes tener listos y qué cláusulas vale la pena incluir en tus contratos, sobre todo si hablamos de propiedad intelectual, pagos, confidencialidad y resolución de conflictos. Porque sí, se puede contratar bien siendo autónomos, sin dramas ni líos legales.
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¿Qué contrato elegimos según nuestra necesidad?
Antes de lanzarnos a cumplimentar formularios, nos hacemos tres preguntas esenciales: ¿cuánto tiempo vamos a necesitar a esta persona?, ¿qué tan integrada estará en nuestro equipo?, y ¿hay una causa concreta que justifique que el contrato sea temporal?
Con esas respuestas claras, la decisión se vuelve mucho más sencilla. Por ejemplo, si lo que queremos es cubrir una baja, el contrato temporal por sustitución es la opción más lógica. Su duración va ligada al tiempo que dure esa ausencia, y a nivel legal es fácil de justificar.
En cambio, si cada año nuestra actividad sube durante los meses de verano, como suele pasar en hostelería o retail, lo que mejor funciona es un contrato fijo discontinuo. Así podemos contar con la misma persona cada temporada, ahorrando en formación y ganando en confianza.
Ahora bien, si lo que buscamos es un refuerzo estable porque el negocio está creciendo de forma constante, el contrato indefinido es la opción más sólida. No solo genera estabilidad en nuestro equipo, sino que también proyecta compromiso y seriedad hacia afuera.
¿Y qué pasa con el contrato formativo? Aquí solo tiene sentido si realmente vamos a ofrecer una formación estructurada, con tutor, objetivos claros y un itinerario de aprendizaje. De lo contrario, se convierte en una solución mal entendida que puede salir cara.
Por último, si lo que necesitamos es a alguien que trabaje por entregables, de forma autónoma y sin integrarse en nuestro sistema, probablemente lo mejor sea establecer una relación mercantil con otro autónomo. Eso sí, siempre bien documentada.
| Necesidad | Duración prevista | Integración en nuestro equipo | Modalidad sugerida |
|---|---|---|---|
| Cubrir una baja | Finita (hasta reincorporación) | Alta | Temporal por sustitución |
| Campaña estacional | Recurrente anual | Media/Alta | Fijo discontinuo / Temporal producción |
| Crecimiento sostenido | Indefinida | Alta | Indefinido |
| Formación + trabajo | 6–24 meses | Alta (tutoría) | Formativo |
| Proyecto por hitos | Cerrada por alcance | Baja (autonomía) | Mercantil entre autónomos |
¿Relación laboral o mercantil? Dónde está el límite
La diferencia entre una relación laboral y una mercantil no depende del nombre que le pongamos al contrato, sino de cómo se desarrolla el trabajo en la práctica. Si nosotros somos quienes marcamos horarios, asignamos tareas, damos órdenes y supervisamos cada paso, esa persona está claramente integrada en nuestro equipo. Eso es laboral, sin vueltas.
En cambio, si el profesional decide cómo y cuándo trabaja, aporta sus propios medios, y entrega resultados definidos sin estar sujeto a nuestras rutinas, entonces hablamos de una relación mercantil.
El error más común es intentar disfrazar una relación laboral de mercantil. El famoso “falso autónomo” no solo es ilegal, también puede tener consecuencias económicas importantes. Por eso, cuando contratamos de forma mercantil, lo hacemos bien: describimos claramente el objeto del contrato (por ejemplo, el diseño de una campaña o el desarrollo de una web), fijamos entregables, plazos, condiciones de pago y, sobre todo, anexamos cláusulas de confidencialidad y propiedad intelectual.
Un ejemplo concreto: contratamos a una realizadora freelance para hacer un vídeo. Le enviamos un briefing, acordamos fechas y resultados. Ella coordina su equipo, gestiona sus horarios y nos entrega el producto final. En ningún momento forma parte de nuestro día a día ni depende de nuestras decisiones operativas. Es un mercantil legítimo y bien planteado.
¿Qué pasa cuando contratamos a un familiar?
Cuando alguien de nuestra familia vive con nosotros y colabora de forma habitual en el negocio, debemos considerar la figura del autónomo colaborador. Esta modalidad permite regularizar esa colaboración de forma sencilla, con una cotización específica, sin necesidad de pasar por una relación laboral formal. Eso sí: informalidad no significa descontrol. Seguimos definiendo bien las tareas, acordamos una retribución justa y aplicamos las medidas de prevención de riesgos laborales que correspondan.
Ahora, si el familiar no convive con nosotros o la colaboración no es constante, lo lógico es contratarle como a cualquier otra persona, con un contrato laboral común. Lo que importa es que el tipo de relación refleje la realidad: no podemos justificar como “ayuda puntual” lo que en verdad es trabajo sostenido en el tiempo.
Trámites esenciales para no perdernos
El proceso para contratar, aunque puede parecer burocrático, se vuelve bastante manejable si lo llevamos por partes. Lo primero que hacemos es registrarnos como empleadores, solicitando nuestro Código de Cuenta de Cotización. Esto nos da acceso a los sistemas de afiliación y cotización online, que necesitaremos para dar de alta a cualquier trabajador.
Antes de firmar un contrato, nos aseguramos de tener lista la evaluación de riesgos del puesto, y de haber entregado la información correspondiente a la persona que vamos a incorporar. Esto es parte de la prevención laboral y no puede quedar para después.
Luego, redactamos el contrato con todos los datos necesarios. Si es temporal, dejamos muy clara la causa. Además, sumamos anexos si corresponde: cláusulas de confidencialidad, cesión de derechos de propiedad intelectual, calendario de pagos o cláusulas de no competencia, siempre proporcionadas.
Una vez firmado, damos de alta a la persona en la Seguridad Social antes de su primer día de trabajo, registramos el contrato en el SEPE dentro del plazo legal y archivamos el acuse. Finalmente, cuidamos el proceso de onboarding: le explicamos sus funciones, horario, herramientas que va a usar, persona de referencia, calendario laboral, y cualquier política interna que le aplique. También dejamos agendada una revisión a 90 días para valorar si todo va como esperamos.
Todo este proceso lo documentamos en una carpeta digital por persona. Allí guardamos el contrato, los anexos, los justificantes de alta, los documentos de PRL, nóminas y cualquier otra comunicación relevante. Tenerlo todo a mano evita dolores de cabeza a futuro.
¿Cuál es nuestro límite real para contratar?
Esta es una pregunta que nos hacemos mucho y que no tiene una única respuesta. En estimación directa, lo que manda es nuestra estructura: cuántos procesos tenemos organizados, cuánto podemos pagar sin ahogarnos, y si estamos preparados para coordinar a más gente. Aquí, el tope lo pone nuestra capacidad operativa.
En cambio, si estamos en módulos (estimación objetiva), hay límites definidos en función de nuestra actividad. Algunos epígrafes tienen un número máximo de trabajadores, o fijan jornadas equivalentes. Es importante revisar estos detalles para no pasarnos sin darnos cuenta.
Cuando llegamos a ese borde, lo mejor es actuar con cabeza: mantener una base de fijos discontinuos para lo que se repite cada año, y contar con colaboraciones mercantiles puntuales para lo que no es recurrente. Pero eso sí, siempre bien documentado, para evitar confusiones y riesgos legales.
