¿Cómo firmar una factura electrónica?

La factura electrónica poco a poco se va imponiendo a nivel profesional, por lo que las empresas deben comenzar a implementarla para estar preparadas para cuando su uso se convierta en obligatorio (a partir de octubre de 2023 para empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales, y a partir de 2025 para todas las empresas y profesionales).

Firmar una factura electrónica es un proceso de firma mediante certificados digitales u otros métodos que permitan verificar la identidad del firmante y que otorgan validez al documento.

Que es la facturación electrónica

La factura electrónica es un documento con la misma validez que una factura impresa en papel, pero que se guarda en archivo en formato digital (PDF, DOC…). Las facturas electrónicas se generan, transmiten, reciben y archivan en formato digital, utilizando estándares y tecnologías específicas. 

Estos documentos electrónicos contienen información detallada sobre la transacción económica realizada, como los datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, precios, impuestos, entre otros.

Para que una factura electrónica sea considerada como válida debe cumplir con una serie de requisitos fundamentales:

• Debe presentarse en un formato legible para que los destinatarios puedan comprenderla.
• Debe garantizar su autenticidad, para lo cual se debe acreditar la identidad del emisor de la misma mediante una firma electrónica certificada.
• Debe asegurar su privacidad e integridad, es decir, que en su proceso de envío la factura no será accesible para ningún tercero no autorizado y que su contenido no se haya alterado o modificado (después de la firma).
• Se debe tener el consentimiento del destinatario para enviar la factura electrónica (a partir de 2025 no hará falta).

Cuándo es obligado el uso de la factura electrónica

Cada vez son más los organismos públicos y empresas que exigen la factura electrónica para poder realizar operaciones comerciales. Sin embargo, la normativa actual aún no fija la obligatoriedad de su uso, y los plazos legales son:

• A partir de octubre de 2023. Solo para aquellos negocios cuya facturación anual supere los ocho millones de euros.
• A partir de 2025. Para todas las empresas y profesionales, independientemente de cuál sea su volumen de ventas.

Qué es la firma de una factura electrónica

La emisión de una factura electrónica está vinculada a su firma mediante herramientas digitales para así poder dotar a la misma de una validez ante terceros. Lo habitual es utilizar un certificado electrónico válido para realizar la firma de la factura electrónica y que así su autenticidad quede demostrada.

Qué ventajas tiene firmar una factura electrónica

Son muchos los beneficios que ofrece la firma de una factura electrónica, tanto para la propia empresa emisora, como para los destinatarios.

Entre las principales ventajas de la firma electrónica de facturas podemos destacar los siguientes:

Reducir costes

Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar físicamente y archivar las facturas en papel, se reducen los gastos asociados con la gestión y almacenamiento de documentos físicos.

Además, es una forma ideal de apostar por la sostenibilidad y el cuidado del medioambiente, al eliminar o minimizar el uso de papel y fungibles derivados.

La firma de facturas electrónicas ahorra mucho tiempo a las empresas, pues los emisores no tendrán que desplazarse para entregar las facturas al cobro o enviarlas por correo postal, y los destinatarios podrán acceder a las mismas de manera inmediata.

Dotar de mayor agilidad al negocio

La firma de una factura electrónica se realiza mediante aplicaciones informáticas que automatizan todo el proceso, lo que permite acelerar los tiempos y eliminar los posibles errores asociados a procesos manuales.

Al ser un proceso automatizado, la emisión y recepción de facturas electrónicas se vuelve más rápida y eficiente, lo que permite agilizar los procesos administrativos de forma notable (hace que el negocio sea más ágil, rentable y competitivo).

Mejorar la seguridad y control de la facturación

Las facturas electrónicas utilizan sistemas avanzados de encriptación y firmas digitales para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio, lo que incrementa la seguridad en relación con las facturas tradicionales en papel.

La firma electrónica de una factura ofrece un mayor nivel de protección, evitando falsificaciones o modificaciones de importes, datos de destinatarios, fechas…

Facilitar el acceso y consulta

Al estar en formato digital, las facturas electrónicas pueden ser consultadas fácilmente, es decir, que su acceso es mucho más sencillo al estar disponibles en plataformas en la nube, mensajes de correo electrónico, envíos por plataformas de mensajería, etc.

Cómo se firma una factura electrónica

La firma de una factura electrónica es un proceso que requiere de ciertas herramientas informáticas.

Certificado digital

Los certificados digitales de empresa o profesionales son indispensables para poder realizar la firma de una factura. Se trata de un software especialmente diseñado para instalarlo en un ordenador o dispositivo móvil y que garantiza que la firma corresponde a la persona o empresa autorizada por el certificado.

Este tipo de certificados deben instalarse en equipos o dispositivos con un alto nivel de seguridad y limitación en su acceso, pues cualquier persona que los utilice podrá firmar facturas electrónicas y otros documentos con ellos.

Autofirma y Facturae

Para realizar la firma de una factura electrónica que sea válida para trabajar con el Estado y otras administraciones públicas es necesario el uso de formatos y herramientas adecuadas, como por ejemplo:

• Autofirma. Es una aplicación desarrollada por la Administración General del Estado (AGE) para la firma electrónica de documentos. Con esta herramienta se pueden realizar firmas digitales y cifrado de archivos de forma segura y legalmente válida.
• Facturae. Es un formato estándar para la emisión y recepción de facturas electrónicas que fue desarrollado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) en colaboración con otras entidades y organismos públicos, con el objetivo de establecer un formato común y homogéneo para la factura electrónica en el ámbito de las relaciones comerciales con las administraciones públicas españolas.

Hemos visto cómo firmar una factura electrónica y por qué es un proceso muy importante para todas las empresas, sobre todo, teniendo en cuenta la legislación que obliga a su aplicación a partir de 2025. En resumen, firmar una factura electrónica ofrece interesantes ventajas a los negocios en relación con la seguridad, la agilidad y la reducción de costes.