Certificado de retenciones e ingresos a cuenta

Las retenciones de IRPF que aplican autónomos y sociedades en sus facturas o nóminas se plasman en un justificante denominado certificado de retenciones e ingresos a cuenta, un modelo de Hacienda cuya emisión es obligatoria para todos los retenedores y que cumple una misión puramente censal. Vamos a ver qué es, qué importancia tiene, cómo se regula, quién debe emitirlo, cuándo debe emitirse y a qué posibles sanciones se expone la entidad que no lo emita cuando se le solicite.

¿Qué es el certificado de retenciones?

El certificado de retenciones es un documento que sirve a una empresa para justificar las retenciones practicadas en concepto de IRPF a sus clientes o empleados. Mediante este certificado, se acredita la conformidad de la empresa con el ingreso de las retenciones en Hacienda por los servicios prestados.

Cuando una empresa retiene IRPF a un cliente, será este quien ingrese dicha cantidad en la Agencia Tributaria, y esa es la información de la que da fe este certificado. Tanto empresas como autónomos están obligados a emitir este certificado a petición de sus clientes.

Por ejemplo, en una factura cuya base imponible sea de 1000 euros y la retención en concepto de IRPF sea del 15 %, la empresa dejaría de cobrar una cantidad (1000 x 15 % = 150 euros) que ingresará en la Agencia Tributaria el cliente a quien se le haya emitido la factura.

Como hemos podido anticipar, el ámbito de aplicación de este justificante no se ciñe a las facturas pagadas con retención, sino también a las nóminas de los trabajadores. La empresa, en su calidad de entidad retenedora, debe informar de las retenciones practicadas en las nóminas a sus empleados para que éstos puedan plasmarlas en sus correspondientes declaraciones de la renta.

¿Qué información figura en el certificado de retenciones?

Es importante tener en cuenta que en el certificado de retenciones no se plasman todos los importes adeudados sino solo los importes abonados, es decir, los que ya han sido pagados o liquidados. De hecho, es lógico que los importes pendientes de cobro no formen parte de este certificado, por su calidad de «certificado de ingresos a cuenta».

Por lo tanto, en el certificado de retenciones aparecerán todas las retribuciones que la empresa haya abonado a los empleados o a sus clientes en un periodo concreto, así como las deducciones y retenciones practicadas en sus nóminas y facturas.

¿Qué tipos de certificados de retenciones existen?

1. Modelo 190, sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas.
2. Modelo 180, sobre rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles de naturaleza urbana.
3. Modelo 188, sobre rentas o rendimientos del capital mobiliario procedentes de operaciones de capitalización y contratos de seguro de vida o invalidez.
4. Modelo 193, sobre determinados rendimientos del capital mobiliario.
5. Modelo 194, referente a rendimientos del capital mobiliario y rentas derivadas de la transmisión, amortización, reembolso, canje o conversión de activos representativos de la captación y utilización de capitales ajenos.
6. Modelo 196, sobre rendimientos del capital mobiliario y rentas obtenidas por la contraprestación derivada de cuentas en instituciones financieras de toda clase.

Importancia del certificado de retenciones

¿Cómo de importante es el certificado de retenciones e ingresos a cuenta? Esta pregunta se responde fácilmente:

1. El trabajador debe estar informado de las retenciones fiscales practicadas por su empleador.
2. Hacienda debe estar al corriente de dichas retenciones de cara a posibles inspecciones futuras.

Por consiguiente, el trabajador cuenta con información fidedigna que le permite hacer su declaración de la renta con total tranquilidad, y la empresa se asegura una mayor transparencia en su relación con la Agencia Tributaria.

Términos de regulación del certificado de retenciones

La fuente de derecho que regula los certificados de retenciones e ingresos a cuenta es el artículo 108.3 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo (más conocido como el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

¿Quién emite el certificado de retenciones?

El mencionado reglamento establece que la emisión de los certificados de retenciones debe correr a cargo del retenedor, entendiéndose como tal al obligado a ingresar en cuenta los importes adeudados con retenciones fiscales practicadas, con independencia de si estas han sido retribuidas en especie o en dinero.

Adicionalmente, también tendrá que emitir todas las entidades que tengan domicilio, residencia o representación en España, y que paguen rentas sujetas a retención por cuenta ajena o que sean depositarias del cobro de rentas de valores.

¿A quién se dirige el certificado de retenciones?

El destinatario de esta información es siempre el contribuyente, es decir, la persona que ha obtenido la renta gravada por el IRPF. Aunque la presentación de estos certificados en la AEAT solo sirva a un propósito informativo, son los propios contribuyentes quienes más necesitan de esta información.

¿Cuándo se emite el certificado de retenciones?

Lo normal es que los solicitantes de estos certificados lo hagan siempre antes de que se inicie la campaña anual de la renta, ya que la información recogida en dichos justificantes es determinante para rellenar correctamente el modelo 100 de declaración anual del IRPF.

Estos certificados son enviados por parte de las empresas a la Agencia Tributaria a principios de cada ejercicio cumplimentando el modelo 190, y de forma trimestral mediante el modelo 111, ambos modelos pensados concretamente para la comunicación de retenciones e ingresos a cuenta de los empleados de la empresa.

¿Cómo se obtiene el certificado de retenciones?

La obtención de este justificante se puede dar por dos vías:

1. El empleado que trabaja para una empresa solicita el certificado a su empleador, y ésta prepara expresamente un modelo para responder a dicha solicitud.
2. El empleado que ya no trabaja para una empresa (y que, por lo tanto, ya no los tiene tan fácil acceder a ella) puede solicitar el certificado directamente a Hacienda, a través de la sede electrónica de la AEAT.

¿Hay alguna sanción por no emitir el certificado de retenciones?

Sí, aunque no entraña consecuencias graves: la Ley General Tributaria cataloga, en su artículo 206, la calidad de infracción leve a la omisión de presentar el certificado de retenciones e ingresos a cuenta. La multa puede alcanzar los 150 euros.

La definición de esta omisión y sus efectos se explican en el artículo 19 del Real Decreto 2063/2004 (Reglamento general del régimen sancionador tributario):

• Por un lado, la omisión adquiere carácter de infracción si el obligado tributario no proporciona a los perceptores de las rentas sujetas a retención el certificado que acredita los ingresos sujetos a retención.
• Por otro lado, tal omisión ha debido tener como consecuencia que el contribuyente se haya visto privado de esta información antes de que venzan los plazos de presentación de sus declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de reintegro del tributo referido por tal retención o ingreso a cuenta.

Todas las personas físicas (empleados y trabajadores autónomos), actuando en calidad de contribuyentes, tienen derecho a adquirir sus certificados de retenciones de cara a poder presentar correctamente sus declaraciones anuales de IRPF. Las empresas no pueden negarse a emitir estos justificantes, aunque se contempla una vía de solicitud por medios telemáticos a través de la AEAT cuando el contribuyente no pueda pedir dicho certificado a su retenedor. La no concesión de estos datos supone una infracción tributaria leve para el retenedor.10*-/0.