Carta Comercial: Todo lo que tienes que saber

La carta comercial juega un papel decisivo dentro de la comunicación corporativa. Además de ser una poderosa herramienta de branding empresarial, resulta esencial para que las operaciones comerciales lleguen a buen puerto. 

Desde luego, no podríamos entender el mundo de los negocios sin las cartas comerciales. Es por ello que hoy te invitamos a que conozcas un poco mejor estos documentos leyendo nuestro post.

¿Qué es una carta comercial?

Las cartas comerciales son aquellos documentos que utilizan las empresas para hacerles llegar un mensaje comercial a sus clientes y proveedores. Tradicionalmente, este tipo de comunicaciones se hacía llegar por correo postal, si bien ahora se mandan casi siempre por e-mail.

Partes de una carta comercial

En realidad, no existen reglas inmutables a la hora de escribir cartas comerciales. Sin embargo, el sentido práctico y los usos mercantiles aconsejan seguir la siguiente estructura:

1. Remitente: suele incluir el logotipo de la empresa que la envía y sus datos identificativos (dirección, teléfono, fax, etc.).
2. Lugar y fecha: indican dónde y cuándo se redactó la carta. 
3. Destinatario: empresa, departamento y, en su caso, persona a quien va dirigida la carta. Junto con el remitente, la fecha y el lugar, se hace constar en la parte superior del documento.
4. Cuerpo: el asunto a tratar va precedido de un saludo y seguido de una despedida. Figura en la parte central de la carta. 
5. Firma: normalmente incluye el nombre y el cargo de quien redactó la carta y el logo de la compañía a la que pertenece. Los datos de contacto del remitente también pueden figurar en esta parte. Se hace constar en la parte inferior del documento.
6. Anexos: en ocasiones, las cartas comerciales pueden incluir determinados documentos adjuntos (facturas, catálogos, presupuestos, duplicados, etc.). 

¿Cuáles son los cuatro estilos de carta comercial?

Cuando hablamos de estilos de carta comercial nos referimos a la forma en la que están dispuestos los distintos elementos que la integran (tabulación). En este punto, cabe señalar las siguientes opciones:

1. Bloque: las líneas correspondientes a la fecha, la despedida y la firma se escriben desde el centro del papel.
2. Bloque extremo: todas las líneas se justifican a la izquierda del papel.
3. Semibloque: es como el estilo bloque, pero dejando una sangría de 5-10 espacios en cada párrafo.
4. Sangrado: se diferencia del semibloque en que la dirección (salvo en su primera línea), la despedida y la firma llevan una sangría de 5 espacios con respecto a la línea precedente.

Tipos de cartas comerciales

Ciertamente, podemos clasificar las cartas comerciales de múltiples formas (por su extensión, por su estilo…). No obstante, su categorización más importante es la que atiende a la finalidad transaccional que se pretende con ellas. 

• Pedidos y reclamaciones a proveedores.
• Notificación de envío de la mercancía (a clientes).
• Notificación de recepción de la mercancía (a proveedores).
• Acuses de recibo.
• Información sobre promociones y ofertas.
• Invitación a eventos comerciales.
• Recordatorio de citas y reuniones.
• Presentación o solicitud de catálogos.
• Solicitud de aplazamiento de pago (a proveedores).
• Recordatorio del vencimiento de un cobro (a clientes).
• Envío de documentos comerciales (listas de precios, comprobantes, formularios de pedidos, etc.).

Cómo redactar cartas comerciales

• Concisión y claridad: el tiempo del destinatario es oro, así que conviene evitar las redundancias e ir directamente al grano.
• Personalización: lo ideal es adaptar el tono y el mensaje, así que conviene analizar previamente cuáles son las necesidades del destinatario. 
• Simplicidad: el texto debe estar estructurado de tal forma que facilite al máximo su comprensión. Sigue una estructura lógica y ordenada, evitando el uso de frases largas o excesivamente complejas.
• Profesionalidad: la comunicación escrita dice mucho de tu empresa, así que debes dotarla de la mayor calidad posible. Por consiguiente, los errores ortográficos o gramaticales no deberían tener cabida en este tipo de documentos. Asimismo, siempre es recomendable hacer cuantos borradores sean necesarios y revisar el resultado final en todo caso.
• Persuasión: para que la carta logre su meta debes emplear un lenguaje convincente que motive el deseo de compra en el destinatario. A tal fin, conviene emplear un lenguaje resolutivo, optimista y activo.

En definitiva, la carta comercial es una herramienta imprescindible para que las empresas puedan comunicarse. Consecuentemente, y dado que su versatilidad y eficacia quedan fuera de toda duda, era solo cuestión de tiempo que le dedicásemos un post.