En muchas ocasiones, la facturación puede convertirse en un proceso tedioso para muchos profesionales, causándoles grandes pérdidas de tiempo dados los trámites de gestión que esto conlleva. Por este motivo, debemos conocer en profundidad el proceso de autofactura, el cual puede llegar a ser muy útil en casos determinados.
Índice de contenidos
¿En qué consisten las autofacturas?
Las autofacturas son facturas elaboradas por la misma persona a la que va destinada, es decir, el profesional que ejecuta una compra es el que realiza la factura para sí mismo. Para poder prepararlas, es requisito indispensable que se cuente con el consentimiento de la Agencia Tributaria, ya que en caso contrario, no se podrá emitir.
Hay ciertas situaciones en las que se pueden ver las autofacturas con mayor frecuencia:
- Al adquirir materiales de desguace o de recuperación.
- Cuando se efectúen tareas relacionadas con la disminución de emisiones.
- Inversiones en oro.
- Cesiones de personal o ejecuciones de obra cuya finalidad se encuentra en construir edificaciones o urbanizar terrenos. Deben establecerse previo contrato entre contratista y promotor.
- En procesos concursales.
- Por renuncias a la exención del sujeto pasivo.
¿Quién puede expedir una autofactura?
Para que se puedan ejecutar este tipo de facturas, no solo hay que contar con el permiso de la Agencia Tributaria. Es preciso que la empresa que vende el producto y su cliente establezcan un trato acerca de los casos en los que se van a realizar este tipo de facturas, y que esta información quede figurada por escrito.
Además, para que el comprador pueda hacer cualquier operación, debe de contar con la aprobación de la empresa a la hora de emitir las facturas. Una vez elaboradas, deberá transmitirla de manera que, en la misma, esté especificado el nombre del empresario responsable de las operaciones.
Cabe destacar que, en el momento de efectuar las autofacturas, la empresa no va a quedar exenta de cumplir con sus responsabilidades fiscales, a pesar de que sea el comprador el que se encargue de elaborarlas.
A la hora de proceder con este tipo de factura, es conveniente tener en cuenta una serie de particularidades que las diferencian de una factura común. Por un lado, no se debe incluir la palabra “autofactura”, y en alguna parte del documento se debe especificar el concepto “factura por el destinatario”. De igual manera, el comprador tiene que incorporar sus datos y saber que la serie a incluir no puede coincidir con la enumeración ordinaria.
Cuando se registre una operación realizada mediante una autofactura, las salidas y entradas deben registrarse dentro del IVA repercutido y soportado. Sin embargo, la empresa no tiene la responsabilidad de repercutir el IVA. Por su parte, el comprador sí deberá incluirlo en sus registros contables.
Cómo hacer una autofactura
El contenido que debe tener una autofactura es el mismo que el de una factura ordinaria. Pero, como ya hemos comentado, debes recordar los siguientes puntos:
- La referencia o numeración debe ser distinta a la utilizada por parte del profesional que realiza el trabajo.
- Debe tener el concepto «Factura por el destinatario» en cualquier parte de la misma.
- Se debe emitir a nombre del profesional que realiza el trabajo.
- Se emite bajo el nombre de factura.
Si necesitas realizar varios tipos de facturas, te aconsejamos los mejores programas de facturación.
Ventajas del uso de la autofactura
La autofacturación acostumbra a ser más útil cuando hay un gran número de ventas en las operaciones implicadas. Veamos en profundidad sus beneficios para comprender la importancia que puede tener en ciertos casos.
Optimización en los procesos
Se eliminan casi por completo los tiempos de espera para los clientes, que podrán aprovechar este sistema para generar, de forma automática, las facturas por sus compras. Actualmente, existen software especializados que permiten gestionar todo el proceso de manera casi automática, proporcionando la información sobre la operación y recibiendo la factura inmediatamente.
Además, la disponibilidad de una empresa a la hora de emitir facturas se limita a su horario de oficinas, mientras que un sistema de autofactura está disponible las 24 horas del día. De esta manera, el proceso se puede realizar en cualquier momento, aunque los horarios del cliente y el vendedor no coincidan.
Mejora la satisfacción del cliente
En relación con el apartado anterior, los clientes obtienen mucha más autonomía a la hora de emitir las facturas, por lo que su satisfacción con la empresa aumenta significativamente. Al fin y al cabo, es un proceso eficiente y sencillo, que se encarga de evitar innecesarias pérdidas de tiempo. Sin duda alguna, toda empresa que incorpore un sistema de autofacturas logrará mejorar la relación con sus clientes habituales.
Control total en la emisión de facturas
Pese a la libertad que se le otorga al cliente, el control total sobre las condiciones de autofactura siempre estará en el lado de la empresa vendedora. Esta tendrá la capacidad de establecer las fechas límite o los plazos para hacer la emisión, con el fin de controlar la contabilidad y evitar que esta se descuadre.
Los códigos de referencia permiten que una misma factura no se efectúe más de una vez. Además, se pueden incorporar códigos y conceptos genéricos para controlar todas las facturas que se hagan a través de este sistema.
Reducción en los tiempos de cobro
Las facturas emitidas por los clientes se pueden ejecutar desde cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que estos no tendrán que esperar a la hora de gestionar la operación. Simplemente, la empresa vendedora tendrá que ofrecer la información relevante de la compraventa, y el proceso se puede gestionar de forma autónoma por la otra parte.
Menos errores de captura
Los clientes se encargan de introducir todos sus datos profesionales y fiscales, por lo que existe un menor riesgo a la hora de cometer errores al registrarlos en el sistema. Esto evita intercambios innecesarios de llamadas y correos entre ambas partes, ya que el software permite almacenar esta información desde el primer contacto.
Las autofacturas han supuesto una innovación en la gestión de los trámites de compraventa entre proveedores y clientes, ahorrando tiempos de administración y mejorando las relaciones entre ambas partes.
