En el mundo de los negocios hay conceptos básicos que es imprescindible manejar, como la diferencia entre albarán y factura. Porque se trata de dos documentos que se utilizan con mucha frecuencia en el tráfico comercial y que pueden llegar a confundirse entre sí, a pesar de que no son lo mismo, no cumplen la misma finalidad, ni se emiten en el mismo momento dentro del proceso de venta.
Índice de contenidos
¿Qué es un albarán?
Es un documento de carácter mercantil que deja constancia de la entrega de bienes. Lo emite el proveedor y se entrega al cliente que, con su firma, confirma que ha recibido la mercancía. Acreditada dicha entrega, el vendedor pasa a expedir la factura para proceder al cobro.
La función principal del albarán es dejar constancia de manera detallada de los productos o servicios que se han entregado. Tiene un papel fundamental dentro de la gestión comercial por varias razones:
Ayuda en la gestión del stock
Con él se mantiene un registro actualizado con los productos que ya han sido entregados y los que están pendientes de entrega, lo cual permite hacer ajustes en el stock para garantizar que siempre habrá mercancía suficiente para atender a los pedidos.
Certifica las entregas
Cuando la mercancía tiene que ser transportada, el albarán se le entrega al transportista, que lo presenta ante el cliente al entregarle la mercancía. El receptor utiliza este documento para asegurarse de que lo que se le entrega coincide con lo pedido, y certifica la recepción.
Es un instrumento para resolver discrepancias
En caso de que surja algún conflicto entre lo entregado y lo pedido, el albarán sirve como medio de prueba. Por eso es importante que el cliente verifique lo entregado antes de firmar este documento.
Contenido del albarán
- Especificación del tipo de documento de que se trata: albarán.
- Nombre, domicilio y NIF del vendedor.
- Nombre, domicilio y NIF del comprador.
- Fecha y número del albarán (debe llevar una serie propia).
- Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
- Descripción de los productos o servicios.
- Estado de los productos (lo incluye el cliente si detecta algún problema).
- Firma y sello del proveedor.
- Firma del receptor.
- En el caso de tratarse de un albarán valorado, este incluirá el precio por unidad de producto y el coste total de la transacción.
El albarán es un documento que puede servir a modo de justificante de la transacción comercial realizada, pero en ningún caso acredita el pago de las mercancías y carece de validez fiscal.
¿Qué es una factura?
Es también un documento mercantil o comercial, pero en este caso sí tiene validez fiscal y, a la vez que acredita la transacción comercial, habilita al proveedor para exigir el pago de las mercancías entregadas o los servicios prestados al cliente.
La factura es importante de cara a la gestión comercial y financiera del negocio, por varios motivos:
Facilita el registro contable
La factura proporciona un registro oficial de cada transacción llevada a cabo. Su registro, que es obligatorio, permite hacer un seguimiento preciso de los ingresos y gastos asumidos por el negocio.
Obligación legal
En España, como en la mayoría de los países, la emisión de factura es obligatoria para cumplir con las prescripciones fiscales y contables. Sin importar si el cliente es un particular, una empresa o un profesional.
Permite el control financiero
Las facturas se emplean para controlar los flujos de efectivo, evaluar las ventas y hacer un seguimiento preciso de los pagos que se han recibido y de los saldos que quedan pendientes de abono.
Valor probatorio
Tanto para el vendedor como para el comprador la factura evidencia que se ha llevado a cabo una transacción. El vendedor puede emplearla para exigir el pago si este no se ha realizado en plazo, y el comprador puede recurrir a ella si tiene que hacer valer la garantía legal de lo adquirido.
Contenido de la factura
Hay diferentes tipos de factura, pero en este caso nos centramos en los datos esenciales que deben figurar en la catalogada como factura ordinaria:
- Identificación del documento como “factura”.
- Fecha de expedición.
- Número de factura (siguiendo una serie propia y correlativa).
- Identificación del vendedor.
- Identificación del comprador.
- Descripción de los productos o servicios.
- Precio individual.
- Base imponible.
- Impuestos aplicables.
- Cantidad total a pagar.
- Método y condiciones de pago.
- Fecha de vencimiento del pago.
Diferencia entre albarán y factura
Una vez analizados los conceptos, las funciones, y los elementos esenciales de estos documentos, es hora de abordar de una manera más precisa las diferencias que existen entre ellos.
Validez fiscal
El albarán no es un documento que tenga validez fiscal, porque no acredita que se haya realizado el pago de la mercancía entregada o del servicio prestado. En consecuencia, el cliente no puede utilizarlo a la hora de justificar impuestos o acceder a exenciones fiscales. Por el contrario, la factura sí tiene plena validez fiscal, y de ahí deriva la obligación de conservarla.
Obligación de conservación
Como se acaba de señalar, las facturas deben conservarse durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para realizar inspecciones.
En el caso de los albaranes, no es necesaria su conservación. Salvo que la factura no incluya cierta información que ya constaba en el albarán, y haga referencia a él directamente. Entonces, el albarán debe ir anexado a la factura y conservarse por el mismo tiempo.
Ver más sobre el plazo para guardar las facturas.
Contenido
La factura hace siempre referencia al precio y los impuestos aplicables. En los albaranes esta información no hace falta, a excepción de los albaranes valorados.
Momento de emisión
El primer documento comercial que se emite es el albarán. La factura se expide una vez que el albarán ha cumplido su función de acreditar la entrega.
Finalidad
El albarán sirve para dejar constancia de la puesta a disposición del cliente de un producto o de la prestación de un servicio. La factura sirve para exigir el pago en el caso del proveedor, y la garantía en el caso del cliente.
Las facturas son imprescindibles para la contabilidad del negocio, mientras que el albarán lo es para el control del inventario.
La diferencia entre albarán y factura es mayor a la que se suele creer, y por eso es tan importante diferenciar entre ambos documentos, saber cuándo se deben emitir y qué efectos tiene cada uno de ellos.
