Albarán: qué es, para qué sirve y cómo hacerlo

Dentro del ámbito mercantil hay documentos que cumplen un papel fundamental, como ocurre con el albarán. A través de su correcta utilización, las empresas se garantizan una buena gestión de su inventario y mejoran la experiencia del cliente.

En un entorno que es altamente competitivo, saber gestionar los albaranes puede marcar la diferencia a la hora de abordar la mejora de la cadena de suministro.

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento mercantil que certifica y evidencia la entrega de unos productos o la prestación de un servicio. Por tanto, su principal función es la de dejar constancia documental de la transacción. Además, sirve como base para generar después la factura correspondiente.

¿Cómo funciona un albarán?

Su elaboración le corresponde a la persona o empresa que envía la mercancía. Una vez que los productos son puestos a disposición del cliente (generalmente por un partner logístico) y este firma el documento, el vendedor debe recibir una copia firmada del mismo. Al hacerse la entrega, en el albarán debe quedar registrada la información sobre el momento y la forma en la que se ha llevado a cabo la misma.

En caso de que sea necesario hacer varias entregas a un mismo comprador, se emitirá un albarán por cada una de ellas, pero se puede emitir después una única factura.

¿Quiénes intervienen en un albarán?

• El vendedor: es quien emite el albarán porque es la parte que se ha obligado a entregar una mercancía a cambio de un precio, y este documento sirve como medio de prueba para acreditar la entrega.
• El socio logístico: si el vendedor utiliza un intermediario logístico para hacer llegar la mercancía a su destinatario final, la empresa de logística recogerá la copia del albarán y se encargará de que el cliente que recibe el paquete lo firme.
• El comprador: su firma estampada en el documento deja constancia de que las mercancías han sido recibidas en buen estado. De ahí la importancia de revisar los productos antes de confirmar la recepción.

¿Para qué sirve un albarán?

Salvaguarda ante problemas futuros

Si bien la figura del albarán no es obligatoria y no hay marco jurídico que recoja su existencia, su empleo es sumamente recomendable y goza de una larga costumbre en las transacciones comerciales, dada la cantidad de problemas futuros que se pueden resolver de antemano con su simple presencia (y su debida cumplimentación).

El albarán corrobora, en operaciones de entrega y prestación de bienes o servicios, tanto la conformidad del receptor de la mercancía como el manifiesto del envío por parte del prestatario: es la prueba mediante la que ambas partes expresan la concordancia en la transacción.

El albarán en el transporte y el comercio exterior

Yendo más allá, los albaranes tienen una especial importancia para las empresas de transporte y mensajería, ya que permiten descargar al proveedor o a la propia empresa de transporte de las responsabilidades inherentes a un extravío, deterioro o error en la entrega.

En operaciones de importación y exportación, el albarán es uno de los elementos que suelen acompañar a los envíos tanto por transporte terrestre, marítimo o aéreo. Es un documento ampliamente requerido por las autoridades aduaneras de cara a realizar inspecciones aleatorias de mercancías.

 El albarán en la administración de la empresa

Además, a efectos de administración, los albaranes pueden servir como anticipo para la emisión de facturas: lo normal es que el proveedor que ha realizado un envío lo facture en términos idénticos a los plasmados en el albarán.

 Tipos de albaranes

1. Albaranes no valorados

Un albarán no valorado es aquel que no recoge el importe de venta de los productos o servicios: simplemente refleja una relación de la mercancía enviada, conteniendo sus cantidades, códigos de producto, descripciones, códigos arancelarios y números de serie, entre otros datos.

2. Albaranes valorados

Por el contrario, el albarán valorado recoge el importe de venta de los productos o servicios, y la suma total de ellos: además de todos los datos reglamentarios (en ocasiones, casi coincidentes con los de una factura comercial), cada producto cuenta con su propia valoración económica.

¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?

Aunque ambos son documentos que se utilizan habitualmente en el tráfico mercantil, no tienen la misma finalidad.

En líneas generales, la función del albarán es acreditar la entrega de una mercancía, mientras que una factura acredita el derecho a cobrar de quien ha vendido los productos y la obligación de pago de quien los ha recibido. Precisamente por ello, lo habitual es que la factura se expida una vez que el cliente ha firmado el albarán confirmando que ha recibido lo que había comprado.

Para entenderlo mejor, vamos a sintetizar las diferencias analizando diferentes cuestiones:

Funciones

• El albarán certifica la entrega de un producto o la recepción de un servicio. Sirve como comprobante de la transacción comercial.
• La factura es un documento financiero y contable que permite exigir el pago al cliente a cambio de esos productos o servicios que ha recibido.

Contenido

• El albarán incluye información que permite identificar a las partes y detalla los productos o servicios. Salvo que sea valorado, no incluirá datos relativos al precio de la operación.
• La factura también incluye información sobre las partes y sobre las mercancías, pero además, incluye el precio acordado y los impuestos correspondientes.

Valor monetario

• El albarán puede ser valorado o sin valorar, pero de él no se desprende una obligación de pago.
• La factura siempre incluye el valor de los productos o servicios y de los impuestos, y a su recepción comienza a correr el plazo para hacer el abono de la misma.

¿El albarán vale como factura?

Aunque diferentes, el albarán y la factura son esenciales dentro del proceso de compraventa, y se complementan entre sí. Pero el albarán no tiene en ningún caso validez fiscal, por lo que de él no surge la obligación de pago.

De hecho, si el comprador de un producto o quien ha contratado un servicio desea desgravarse el IVA de la operación, para ello va a necesitar la factura, nunca podrá hacerlo utilizando como justificante de la transacción únicamente el albarán.

La firma del albarán

No es necesario que una empresa designe a una persona concreta para que estampe su firma en un albarán de entrega, aunque sí es recomendable que se haga: cualquier persona que firme un albarán en representación de una empresa hará constar la conformidad oficial de la organización con el envío, y esta circunstancia podría bloquear futuras reclamaciones si el cotejo de la mercancía no se ha realizado según el procedimiento definido por la empresa.

También es posible que el comprador rechace firmar el albarán, lo que conlleva el rechazo de la mercancía y su retorno al vendedor o al operador logístico pertinente.

Un albarán también puede ser firmado pero haciendo constar una no conformidad, e igualmente ocasionando el rechazo de la mercancía.

Ver también: Firmar factura electrónica

 ¿Cómo hacer un albarán?

A pesar de que no exista una regulación jurídica que determine su estructura, se recomienda seguir los parámetros habituales de uso para la elaboración de un albarán. Recordemos que el ámbito de aplicación de un albarán es siempre una entrega de bienes o servicios.

• Lugar y fecha de la emisión.
• Numeración única del documento.
• Datos completos del vendedor.
• Datos completos del comprador.
• Lugar y fecha de la entrega de la mercancía.
• Firma y sello del comprador o receptor.
• Identificación de los productos del envío.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los albaranes?

El albarán no es un documento de emisión obligatoria, pero si se recibe, debe conservarse en su versión física o digital. De hecho, el albarán en PDF es ya algo bastante común en el tráfico comercial.

Según el Código de Comercio, estos documentos deben guardarse durante un mínimo de seis años.

En caso de que la factura haga referencia directa a algunos de los datos consignados previamente en el albarán en lugar de reflejar ella misma esa información (esto es común en las facturas recapitulativas), el albarán debe conservarse junto con la factura. En este caso, el tiempo de conservación mínimo es de cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para llevar a cabo posibles inspecciones.

Dado que el plazo que establece el Código de Comercio es superior al que prevé la Ley Tributaria, lo aconsejable es guardar los albaranes durante seis años. Y mucho mejor si se guardan en formato digital, porque el papel puede degradarse con el paso del tiempo y llegar a quedar inservible.

Reclamaciones del comprador

En cambio, en caso de que la mercancía llegase en mal estado a su destino, y no existiera un albarán vinculado al envío, el comprador no tendrá derecho a reclamar al vendedor ningún defecto de calidad o cantidad.

Si, por el contrario, existiese un albarán debidamente cumplimentado, el comprador dispondrá de hasta 30 días para formular una reclamación al vendedor si se justifica que los daños no han sido causados por el transportista.

Plazos de pago

Además, también queda afectado el plazo de pago de la factura correspondiente al envío: éste queda abierto a partir de la fecha de recepción de los productos o servicios, y no a partir de la fecha en la que la factura haya sido emitida o recibida.

Asimismo, el mencionado plazo de pago sigue las leyes generales de facturación, y no podrá exceder del límite de 60 días transcurridos desde la fecha oficial de entrega del envío.

Cuestiones clave sobre el albarán

• No sustituye en ningún caso a la factura, sino que la complementa.
• Su emisión no es obligatoria.
• Ayuda a gestionar el stock.
• La firma del receptor manifiesta conformidad respecto a la mercancía recibida.
• En caso de disconformidad se puede no firmar, o firmar y dejar constancia de las objeciones en el apartado de “observaciones”.
• Es importante conservar el albarán por si hay que hacer alguna reclamación.

El albarán es, en definitiva, un documento fundamental para la gestión comercial y logística de las empresas, que también contribuye a mejorar la experiencia del cliente. Una buena utilización del mismo mejora la gestión de la cadena de suministro y simplifica las tareas administrativas en el negocio.

Ejemplo de albarán

Aquí te presentamos un modelo de albarán que te puede servir como guía:

No obstante, para poder gestionar y controlar la facturación y creación de albaranes de tu empresa es imprescindible utilizar un software que haga tu vida más fácil. Con el programa de facturación de STEL Order llevarás a tu empresa al siguiente nivel. Serás capaz de gestionar tus albaranes, facturas, presupuestos y todo lo referido al desarrollo de tu actividad desde un mismo sitio. Descubre todo lo que STEL Order te ofrece aquí.