Estamos inmersos en un proceso de digitalización a todos los niveles, y eso implica que llegan nuevas obligaciones para empresarios y profesionales, como la de hacer uso de la factura electrónica.
A través de este sistema se pretende agilizar los pagos, pero también mejorar la capacidad de supervisión que tiene Hacienda sobre los movimientos de dinero que hacen las personas jurídicas y físicas (autónomos) en sus actividades económicas, a fin de evitar el fraude.
La obligación de utilizar la facturación electrónica existe en nuestro país desde hace ya algún tiempo, pero se trataba más bien de una excepción a la regla general, ya que solo debían recurrir a ella los empresarios y profesionales cuando prestaban servicios o entregaban productos a una Administración Pública.
Ahora las cosas han cambiado, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece), establece la obligatoriedad de recurrir a la factura electrónica en todas las transacciones entre empresas y profesionales.
Es probable que el reglamento específico sea aprobado hacia finales de 2023 o principios de 2024. En consecuencia, las empresas con una facturación superior a 8 millones tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para completar la transición total hacia la nueva normativa de facturación electrónica.
Para las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los 8 millones de euros, los plazos son más flexibles. Tendrán un período de 2 años después de la implementación del reglamento específico de la factura electrónica para comenzar a emitir facturas en este formato.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura electrónica?
La factura es un documento de carácter mercantil que deja constancia de la venta de bienes o la prestación de un servicio. La emite el vendedor y sirve como justificante de que se ha realizado la transacción, como documento válido para exigir el pago al cliente, y también como instrumento para que este último pueda hacer valer la garantía.
Elementos obligatorios en la Factura electrónica
Para ser válidas desde el punto de vista legal, las facturas deben tener una serie de datos:
Número de factura
Sirve para identificar a la misma dentro de la contabilidad del emisor, así que cada número debe ser único.
La forma de numeración es libre, pero la legislación exige que el número sea correlativo y haya continuidad. Así, si acabamos de emitir la factura número 15, la siguiente debe ser la 16, y así sucesivamente.
No debería haber saltos en la numeración, pero esto puede llegar a ser admisible en una inspección si se puede justificar la causa de ese salto.
Por ejemplo, un autónomo puede utilizar una serie sencilla para numerar sus facturas, incluyendo el número del documento y el año de expedición: 25/2023, 26/2023…
En el caso de una empresa con varios establecimientos, la serie puede ser algo más compleja para ayudar a identificar cuál de sus locales ha emitido su factura. De esta forma, el establecimiento 1 podemos identificarlo con la letra A y el 2 con la B, y crear dos series diferentes.
El primer establecimiento utilizaría la serie A23/2023, A24/2023…, y el segundo emplearía la serie B12/2023, B13/2023…
Fecha de emisión de la factura
Es un dato absolutamente esencial y tiene mucha importancia a nivel tributario, ya que aporta información sobre el período fiscal al que debe imputarse. Así, una factura de fecha 31 de marzo debe imputarse a efectos de declarar el IVA en el primer trimestre de año, mientras que una emitida en fecha 1 de abril corresponderá al segundo trimestre.
Fecha de vencimiento
Aunque no en todas las facturas se incluye una fecha de vencimiento, sí es muy recomendable hacerlo para evitar problemas de impagos. Se trata del plazo dentro del que el receptor debe hacer el abono de la cantidad consignada en el documento.
Es especialmente útil para saber a partir de qué momento puede entenderse que hay un retraso en el pago y comenzar las actuaciones para conseguir el cobro.
Datos fiscales del emisor y del receptor
Este elemento no solo es absolutamente necesario en todas las facturas, sino que constituye una de las principales diferencias entre una factura y un ticket. Los datos que deben figurar con respecto al emisor y el receptor son:
- Nombre y apellidos, razón social o denominación completa.
- NIF.
- Domicilio.
Concepto, importe e impuestos
La factura debe detallar qué es exactamente lo que se está facturando a través de ella, definiéndolo e indicando el número de unidades. Por ejemplo “arreglo de 3 llaves de paso” o “25 unidades de paquetes de folios de 500 hojas”.
Se incluye el precio base, que es el coste del producto o del servicio antes de impuestos. Sobre dicha cantidad se aplica el IVA en la modalidad que corresponda. En caso de que la operación esté exenta de IVA, hay que indicar la disposición legal que habilita para ello, con una coletilla del tipo: “el servicio prestado se encuentra exento de IVA en virtud del artículo X de la Ley X/XXXX”.
Si la factura es emitida por un profesional autónomo y el destinatario de la factura es otro autónomo o una empresa, entonces hay que aplicar la retención de IRPF.
La factura diferenciará claramente los importes:
- Base Imponible.
- Total a pagar.
Ahora que tenemos claro qué es y cómo debe ser una factura, podemos aclarar que una factura electrónica es exactamente igual que una factura en formato papel en cuanto a su estructura y efectos legales. La única diferencia es que es emitida y recibida a través de medios electrónicos.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, tienen que garantizar su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?
La factura electrónica se ha convertido en un elemento indispensable para que las personas jurídicas puedan realizar operaciones comerciales con las administraciones públicas, bien sea con el Estado, las comunidades autónomas o las entidades locales como los ayuntamientos.
La nueva ley se enfoca en evitar la morosidad en el entorno comercial, utilizando la facturación electrónica como herramienta de control y transparencia en las relaciones comerciales. Por lo tanto, la Ley Crea y Crece regula la obligatoriedad de la factura electrónica estableciendo los siguientes casos:
- Empresas (personas jurídicas). Para todas las personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas…) que emitan facturas a administraciones públicas.
- Autónomos y empresas que facturen a otros profesionales. Si facturan más de 8 millones en un ejercicio está obligación será a partir de 2024 a utilizar la factura electrónica, y si no llegan a esa cifra, a partir de 2025.
Por lo tanto, a partir de 2024 y 2025 la casuística es mucho más amplia a la hora de utilizar la factura electrónica, afectando a un gran número de empresas y autónomos que tendrán que utilizar de forma obligatoria la factura electrónica en sus relaciones comerciales.
Un dato a destacar en esta ley es que las empresas que vendan a clientes finales, es decir, a los consumidores de productos y servicios, no tienen la obligación de utilizar la factura electrónica.
Obligaciones del emisor de una factura electrónica
En factura electrónica, tanto el emisor como el receptor deben cumplir con una serie de requisitos y obligaciones. Veamos cuáles son esas obligaciones que debe acatar el emisor de este tipo de facturas digitales:
- Elaborar la factura electrónica a través de un software informático que cumpla con los requisitos mínimos establecidos para este tipo de documentos.
- Asegurar la legibilidad de la factura, es decir, que el receptor pueda acceder a todos sus elementos e identificarlos de forma inequívoca (fecha, número de factura, datos de la empresa, impuestos, etc.).
- Garantizar el acceso a las facturas, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión. Para ello es importante que utilice formatos de archivo válidos que puedan ser accesibles desde cualquier dispositivo (como el formato estándar PDF, por ejemplo, o los formatos electrónicos como XML).
- Conservar los datos de la factura a lo largo del tiempo (en realidad no es necesario conservar la factura en sí misma, sino la base de datos que la genera). Los metadatos de la factura electrónica juegan un papel fundamental en este apartado, pues registran datos fundamentales de identificación y autenticidad de la misma.
- Realizar la contabilización correspondiente de la factura electrónica cumpliendo con la normativa contable vigente.
- Asegurar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas emitidas o conservadas mediante los controles habituales de gestión de la actividad empresarial o profesional. Estos controles deben permitir crear una identificación de auditoría confiable que vincule la factura con la entrega de bienes o prestación de servicios.
- Dar validez a la factura mediante un sistema de firma electrónica válido (lo normal es utilizar un certificado digital y herramientas de firma compatibles, como es el caso de Autofirma).
Es importante destacar que el receptor de la factura electrónica también tiene que cumplir con algunos requisitos como disponer de los aspectos técnicos que permitan recibir la factura electrónica, conservarla en su formato original (no modificarla) y garantizar su legibilidad y accesibilidad en el tiempo.
Para qué sirve: regulación de la factura electrónica
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público fue la primera dentro de nuestro ordenamiento jurídico que hizo referencia a la facturación digital.
Con ella, se creó la obligación para empresarios y profesionales de utilizar la facturación electrónica en sus relaciones con la Administración Pública a fin de dar mayor protección al proveedor frente a la alta morosidad del sector público.
La digitalización permite un mejor control contable de las facturas que están pendientes de pago, y se decidió apostar por la facturación electrónica como forma de mejorar el control del gasto público y de reforzar la transparencia.
La Ley Crea y Crece (de 29 de septiembre de 2022) ha supuesto un nuevo avance en esta materia. A través de ella, se crea la obligación de utilizar la factura digital en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Es decir, siempre que el cliente de una entidad o un profesional sea otra empresa o autónomo, la factura debe emitirse de forma electrónica. Ya no es válida la factura emitida en papel.
La legislación hace referencia a esta cuestión de una forma escueta, encomendando su desarrollo a un reglamento que debería aprobarse en los próximos meses. Una vez que ese reglamento entre en vigor, los afectados tendrán un período de adaptación:
- Las empresas y autónomos cuyo volumen de facturación supere los 8 millones de euros deberán haber adoptado la factura electrónica en el plazo de un año desde la aprobación del reglamento técnico.
- Para quienes estén por debajo de esa cifra de facturación, el período de adaptación será de dos años.
A la facturación electrónica también se refiere el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, que aprueba el texto refundido de la Ley para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Esta norma establece que las empresas y profesionales pueden emitir factura electrónica en su relación comercial con consumidores y usuarios particulares, pero solo si media previo consentimiento expreso de la persona consumidora.
Objetivos de la facturación electrónica
Reducir la morosidad
Una de las principales razones por las que se ha decidido implantar la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica es reducir la morosidad, puesto que esta es la principal causa de los problemas de liquidez y de rentabilidad en muchos negocios.
Este tipo de documentos permiten una mejor trazabilidad y control de los pagos. Es mucho más complicado que la factura se “pierda” y se quede sin pagar, ya que los datos van a quedar registrados en la contabilidad del receptor, por lo que no hay manera de que no esté al tanto de que tiene un crédito pendiente de abono.
Mejorar el control fiscal de los pagos
El fraude en las actividades económicas es algo habitual, y se espera que la facturación electrónica también ayude a la Agencia Tributaria a tener un mejor control de los movimientos de dinero que se llevan a cabo entre empresarios y profesionales.
El uso de este sistema, unido a los límites cada vez más estrictos para hacer pagos en efectivo, es una medida muy eficaz para acabar con los pagos en “B” y la economía sumergida.
Tipos de facturas electrónicas
Factura electrónica en formato estructurado
Contienen datos y se pueden generar de manera automática a través de los sistemas de facturación empleados por el emisor, y son tratadas igualmente de forma automática por los sistemas informáticos de pago y de contabilidad que usa el receptor.
Son formatos estructurados los que utilizan lenguaje XML o EDIFACT, entre otros.
Factura electrónica en formato no estructurado
Esta factura es básicamente una imagen del documento, lo que implica que el procesamiento de los datos por parte del receptor tiene que ser manual. El ejemplo más típico de factura electrónica de este tipo es la que se emite en formato PDF.
Obligaciones para las empresas y profesionales
Habrá que esperar hasta la publicación definitiva del reglamento técnico para conocer las obligaciones que los empresarios y los autónomos van a asumir con respecto a la factura electrónica, pero la Ley Crea y Crece adelanta algunas de ellas:
- Obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales.
- Proporcionar información relativa a los estados de las facturas.
- Utilizar plataformas tecnológicas que garanticen la interconexión y la interoperabilidad.
- El receptor no puede imponer al emisor de la factura el uso de una determinada plataforma o software para las facturas.
- Permitir el acceso a los destinatarios a las facturas electrónicas durante cuatro años. Si el contrato ha finalizado, la obligación se extiende a los tres años siguientes.
- Facilitar el acceso, la visualización, la descarga y la impresión por parte del receptor de la factura digital.
Ventajas de la facturación electrónica
- Acorta los ciclos de tramitación y agiliza el cobro. Ya que la factura se envía directamente a través de medios electrónicos y el receptor la incluye en su contabilidad de manera automática. Cuanto antes se realicen estas operaciones, antes se realizará el pago.
- Reduce los errores humanos. Si se utiliza la factura electrónica en formato estructurado, los datos se trasladan automáticamente al registro de contabilidad del receptor. Al no intervenir un humano en esta operación, ya no existe el riesgo de que pueda haber un error al transcribir los datos a mano.
- Se eliminan costes como el de impresión de los documentos y el envío postal, lo que puede suponer un ahorro de varios cientos de euros cada año.
- El acceso a las facturas almacenadas, tanto si hacen falta para una inspección de Hacienda como si son necesarias para una gestión interna del negocio, es mucho más fácil y rápido.
- Ya no es necesario contar con un espacio físico para almacenar las facturas en papel (expedidas y recibidas). Ahora toda la información queda recopilada en la Nube.
- Contribuye a la sostenibilidad de la actividad económica, al reducirse el consumo de papel y las necesidades de transporte para llevar los documentos de un sitio a otro.
- Agiliza la lucha contra el fraude fiscal, dando a Hacienda un mayor control sobre los gastos realizados y los ingresos recibidos.
- Hace que todo el proceso relacionado con la facturación y la contabilidad sea mucho más eficiente y rápido. Al estar más automatizado, los empleados de las áreas de contabilidad pueden dedicar su jornada a tareas de mayor valor agregado.
- Contribuye a modernizar la economía.
Para que todos estos beneficios puedan desplegarse, primero hay que superar algunos retos como:
- La adopción del sistema por parte de las pymes y los autónomos, que al tener menos recursos siempre suelen oponer más resistencia a este tipo de cambios.
- La aceptación por parte de los ciudadanos, porque llegará el momento en que la facturación electrónica sea obligatoria también con respecto a los consumidores.
- Conseguir la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica.
La facturación electrónica parece un reto complejo ahora mismo, pero gracias al software de última generación la adaptación resultará mucho más sencilla de lo que se cree. Se trata, definitivamente, de un sistema del que nos vamos a beneficiar todos.
Sistema Verifactu
Otro elemento relevante es el sistema Verifactu, que es un sistema de reporte voluntario a la Agencia Tributaria. A diferencia del SII (Sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA), donde los registros de facturación se pueden enviar en un plazo de cuatro días, Verifactu permite enviar los datos en tiempo real, lo que agiliza los procesos fiscales y reduce el riesgo de errores y sanciones. Aunque este sistema es voluntario, puede ser una gran ventaja para las empresas que buscan transparencia y eficiencia.
Formatos de la factura electrónica
Cuando se habla de facturación electrónica, es importante diferenciar entre los formatos estructurados y no estructurados. En este contexto, el PDF ya no será válido para la facturación electrónica. En su lugar, las facturas electrónicas deberán ser generadas en formatos como:
- EDIFACT
- Factura E
- XML
- UBL
Estos formatos permiten la automatización del proceso de emisión y recepción de las facturas, facilitando su integración con los sistemas contables de las empresas.
Recomendaciones para la transición
La guía también subraya la importancia de no retrasar la adaptación a estos cambios. Es recomendable comenzar la transición cuanto antes, seleccionando el software de facturación adecuado y, si es necesario, considerando la opción de acogerse a Verifactu. Además, se sugiere hacer esta elección junto a un asesor que pueda garantizar la correcta implementación del sistema.
Con estos añadidos, el artículo cubriría todos los aspectos cruciales relacionados con la facturación electrónica, no solo en términos de la legislación vigente, sino también desde una perspectiva técnica y práctica sobre cómo adaptarse a las nuevas normativas.
