Factura electrónica CFDI 4.0: Novedades y guía

La informática simplifica la gestión empresarial y agiliza las operaciones de índole fiscal. Sin embargo, para que esto suceda de una manera segura y transparente, existen ciertos requisitos que se utilizan para establecer la validez de las facturas electrónicas y los requisitos de los programas de facturación con CFDI 4.0, la última actualización para la emisión de facturas electrónicas.

¿Qué es el CFDI 4.0?

Comúnmente denominado factura electrónica, el Comprobante Fiscal Digital por Internet es un documento XML que comprende las especificaciones para la confección y emisión de comprobantes digitales, según los parámetros del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México. En este sentido, cada CFDI dispone un identificador específico que lo certifica ante el órgano administrativo.

El CFDI 4.0 del SAT es la última versión de este documento. Como tal, cuenta con las disposiciones referentes a la Reforma Fiscal de 2022 para la generación de facturas electrónicas y comprobantes, requisitos previstos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación para la validación fiscal.

El propósito de este documento es ofrecer un protocolo de validación fehaciente que permita generar, identificar y transmitir las facturas electrónicas al SAT. Justamente por eso, se lo conoce habitualmente como factura electrónica, aunque en sentido estricto se trata de un lenguaje y modelo de facturación digital.

La Administración Tributaria dispone de una aplicación digital denominada Servicio de Generación de Factura Electrónica CFDI. Este sistema online permite ingresar la información fiscal para generar facturas en dos formatos: por un lado, un PDF que dispone de la información fiscal correspondiente al contribuyente; y, por el otro lado, un archivo XML que incluye los metadatos de identificación requeridos por el SAT.

Métodos de facturación y aplicación CFDI

Si bien el Servicio de Administración Tributaria dispone de esta aplicación para generar facturas electrónicas, para la mayoría de los pequeños empresarios y trabajadores por cuenta propia resulta más conveniente utilizar programas de facturación y gestión empresarial para realizar la facturación y contabilidad.

De hecho, la preferencia por este tipo de herramientas se funda en la versatilidad y capacidad operativa que ofrece para la gestión de empresas: en efecto, esta no solo incluye la posibilidad de automatizar la facturación según el CFDI 4.0 y sus cambios, sino que además permite administrar los demás procesos de la empresa —laboral, comercial, contable, financiero, etc.—.

Asimismo, este tipo de programas y sistemas son muy accesibles, puesto que su costo resulta marginal en función de la mejora en rendimiento de la empresa. Se trata de herramientas de índole operativa muy sencillas de utilizar que se configuran en función de la actividad en la que la empresa se inscribe

Según las últimas valoraciones del mercado, el mejor programa de facturación y gestión empresarial es STEL Order. Este no solo permite realizar una gestión integral de los procesos diarios de la empresa empleando la nube, sino que además ya incorpora los requisitos correspondientes a la actualización del CFDI 4.0.

Fechas de la entrada en vigor del CFDI 4.0

Frente a la aprobación de la Reforma Fiscal para 2022, se establecieron los nuevos requisitos en materia tributaria asociados a las responsabilidades fiscales de los contribuyentes, el marco regulatorio para prevención de la evasión y el fraude, y en lo referente al CFDI, una simplificación de los procesos de tramitación.

El CFDI 4.0 entró en vigor el 1 de enero del 2022, por lo que ya puede realizarse la facturación con base en los nuevos requisitos. Sin embargo, su empleo por parte de los contribuyentes recién se vuelve obligatorio a partir del 1 de julio de 2022. La versión previa y la actualización convivirán hasta el 30 de junio.

Cambios del CFDI 4.0

En relación con la versión anterior —CFDI 3.3—, los requerimientos de la nueva versión tienen como principal objetivo simplificar la gestión de las operaciones y responder a los cambios de la Reforma Fiscal 2022.

En este sentido, han sido modificados ciertos esquemas particulares y otros mantienen su funcionamiento previo. Por ejemplo, el amparo en la retención de pagos todavía trabaja con la versión 2.0.

Entre los principales cambios de la nueva versión pueden mencionarse los siguientes:

1. En cuanto al amparo de las retenciones, el nuevo CFDI requiere el ingreso obligatorio de los datos tanto del emisor como del receptor —nombre completo, domicilio y régimen fiscal—. Dichos datos deben coincidir con aquellos correspondientes al Registro Federal de Contribuyentes.
2. Se establecen nuevos apartados para las facturas al público en general: las facturas que se emitan a prestadores de bienes o servicios deberán contar con el régimen fiscal del receptor, la periodicidad, el mes y ejercicio que le corresponda.
3. Se establecen nuevos apartados a cuenta de terceros.
4. La exportación de mercancías deberá ser identificada como tal en la facturación.
5. Será obligatorio especificar en el complemento de recepción de pago si las operaciones de amparo al comprobante se encuentran gravadas por cualquier tipo de impuestos indirecto.
6. Será necesario identificar, en el servicio de cancelación de facturas, los motivos de cancelación para CFDI 4.0. Esto prevé además la vinculación con el folio fiscal de la nueva factura que reemplazará a la cancelada.

Las empresas deberán incorporar los nuevos requisitos en materia tributaria antes del 1 de julio. No obstante, las que empleen programas de facturación y gestión empresarial pueden consultar si la actualización del CFDI 4.0 ya ha sido incorporada al sistema. Esto es lo que ocurre con STEL Order, sistema que dispone de la nueva actualización. Te recomendamos que pruebes su versión gratuita del STEL Order para comprobar su utilidad.

Objetivos y ventajas del CFDI 4.0

Según los especialistas, los requisitos CFDI 4.0 cumplen con el objetivo de, por un lado, simplificar el proceso de facturación online y mejorar el registro de las operaciones; y, por el otro lado, incorporar los requerimientos tributarios previstos en la Reforma Fiscal de 2022.

El primer aspecto comporta una ventaja evidente: el servicio de gestión online se vuelve más ágil y la tramitación de las operaciones se vuelve más dinámica, en tanto se integra la presentación de declaraciones y se eliminan redundancias en la carga de datos preexistentes.

Finalmente, garantiza un mayor control por parte del SAT sobre las áreas fiscalizadoras y un mejor desempeño de la administración tributaria en función de las características previas y la experiencia de uso de los sistemas por parte de los contribuyentes.

Recomendaciones para elegir software autorizado para emitir CFDI 4.0

Durante la Reforma Fiscal de 2022 se establecieron nuevos requisitos de tributación y gestión fiscal. Justamente por ello, a partir del 1 de julio del mismo año será obligatorio el CFDI 4.0. Lo mismo ocurre con las empresas y trabajadores por cuenta propia que utilicen sistemas de gestión: deberán ser programas de facturación con CFDI 4.0.

Es por ello, que es importante elegir un software que nos permita llevar nuestro negocio al siguiente nivel y adaptado a la totalidad de la nueva ley. Así, STEL Order ha ido actualizando su programa de facturación para cumplir con el CFDI 4.0 sin coste para todos sus clientes, a la vez que también ha incluido el complemento Carta Porte.

STEL Order es una opción válida para aquellas empresas que además de querer tener una gestión optimizada de su facturación, también puedan gestionar clientes, o mantenimientos preventivos/correctivos.