Digitaliza tus gastos y tickets gratis

Digitaliza tus gastos con STEL Order

Digitalizar gastos no consiste solo en escanear un ticket o guardar una factura en PDF.

La verdadera ventaja está en convertir esos documentos en información útil y tenerla directamente dentro del software con el que gestionas tu empresa.

Con STEL Order puedes digitalizar tickets, facturas y otros justificantes de gasto mediante inteligencia artificial y tecnología OCR, evitando buena parte de la introducción manual de datos y manteniendo toda la información centralizada dentro de tu ERP.

Así, los gastos dejan de estar repartidos entre papeles, fotografías, correos electrónicos y carpetas para pasar a formar parte de tu gestión diaria.

¿Qué significa digitalizar los gastos de una empresa?

Digitalizar un gasto significa transformar la información que aparece en un ticket, factura o justificante en datos que puedan utilizarse dentro de un sistema de gestión.

No se trata simplemente de hacer una fotografía del documento.

Cuando digitalizas un gasto dentro de STEL Order, el sistema puede reconocer la información del archivo mediante tecnología OCR e inteligencia artificial para ayudarte a registrar los datos sin tener que introducirlos todos manualmente.

De esta forma, un documento físico o digital pasa a formar parte de la información de tu empresa dentro del ERP.

¿Cómo digitalizar gastos dentro de STEL Order?

El proceso está pensado para reducir al máximo el trabajo manual.

En lugar de abrir una factura, localizar cada dato y copiarlo uno a uno dentro del software, puedes partir directamente del propio documento.

Sube el ticket o factura

Puedes utilizar el documento que hayas recibido como justificante del gasto, ya sea una factura, un ticket o un archivo digital.

La inteligencia artificial reconoce la información

STEL Order utiliza tecnología OCR para leer el contenido del documento e identificar los datos necesarios para registrar el gasto.

Esto permite reducir tareas como copiar manualmente fechas, importes, impuestos o datos del proveedor.

Revisa los datos antes de guardar

La información reconocida puede revisarse antes de continuar con el proceso.

La automatización agiliza el trabajo, pero mantener una revisión final permite comprobar que los datos del documento son correctos.

El gasto queda dentro de tu ERP

Aquí está la principal diferencia frente a utilizar un escáner o una aplicación independiente.

El objetivo no es obtener una copia digital para después llevar la información a otro programa.

El gasto se digitaliza dentro del entorno en el que ya gestionas el resto de tu empresa.

Qué datos puedes extraer automáticamente de tickets y facturas

Un solo justificante puede contener bastante información.

Cuando esta información se introduce de forma manual, alguien tiene que localizar cada dato y trasladarlo al software.

La digitalización permite automatizar buena parte de ese trabajo.

Dependiendo del documento, STEL Order puede ayudarte a reconocer datos como:

• El proveedor.
• La fecha.
• El número del documento.
• La base imponible.
• Los impuestos.
• El importe total.
• Otros datos necesarios para registrar el gasto.

Esto resulta especialmente útil cuando el volumen de facturas y tickets aumenta, ya que una tarea pequeña repetida decenas o cientos de veces termina ocupando muchas horas de trabajo administrativo.

Del ticket a tu ERP sin volver a introducir los datos

Imagina una situación habitual.

Un técnico reposta antes de ir a una instalación y recibe un ticket.

Un comercial paga una comida durante una visita a un cliente.

En la oficina llega una factura de un proveedor.

Tradicionalmente, esos documentos pueden terminar en varios sitios: la cartera de un trabajador, una foto enviada por WhatsApp, un correo electrónico o una carpeta pendiente de revisar.

Y después alguien tiene que recopilarlos e introducir la información en el software.

Con la digitalización de gastos dentro de STEL Order, el proceso se simplifica:

recibes el documento → lo digitalizas → revisas la información → el gasto queda dentro de tu ERP.

Cuanto mayor es el número de documentos que gestiona una empresa, mayor es la diferencia frente a un proceso completamente manual.

¿Qué tipos de gastos puedes digitalizar?

La digitalización no está limitada a un único tipo de documento.

Puedes utilizarla para gestionar muchos de los justificantes habituales de una empresa.

Por ejemplo, tickets de combustible, aparcamientos, peajes, dietas, restaurantes, hoteles, transporte o pequeñas compras realizadas durante la actividad diaria.

También puedes trabajar con facturas de proveedores, compras de materiales, herramientas, consumibles o servicios necesarios para desarrollar la actividad.

Esto resulta especialmente útil en empresas con trabajadores en movilidad, equipos comerciales, técnicos de campo o negocios que reciben un volumen elevado de documentación.

El objetivo es siempre el mismo: reducir el trabajo necesario para convertir cada documento en información útil para la empresa.

OCR e inteligencia artificial: cómo se digitalizan los gastos

La tecnología OCR, siglas de reconocimiento óptico de caracteres, permite leer el texto contenido en una imagen o documento.

Por ejemplo, puede detectar que en una factura aparecen una fecha, un CIF, determinadas cantidades y un importe total.

La inteligencia artificial ayuda a interpretar esa información y entender qué representa cada dato dentro del documento.

Esta combinación permite ir más allá de un simple escaneo.

Un escáner crea una imagen digital.

Un sistema de digitalización de gastos busca además entender la información del documento y convertirla en datos que puedan utilizarse dentro del ERP.

Escanear tickets y digitalizar gastos no es lo mismo

Es fácil confundir ambos conceptos.

Si haces una fotografía de un ticket, ya tienes una copia digital.

Pero el trabajo administrativo sigue pendiente.

Todavía tienes que abrir la imagen, buscar el proveedor, localizar la fecha, comprobar el importe e introducir toda esa información en tu programa de gestión.

Digitalizar un gasto busca eliminar precisamente buena parte de ese trabajo.

El documento deja de ser simplemente un archivo almacenado y pasa a convertirse en información que puede utilizarse directamente en la gestión.

Por eso, cuando hablamos de digitalización de gastos, lo importante no es únicamente dejar de utilizar papel.

Lo importante es reducir el trabajo manual que existe entre recibir un documento y tener ese gasto registrado en tu sistema.

¿Por qué digitalizar los gastos directamente dentro de un ERP?

Existen aplicaciones específicas para escanear tickets o almacenar documentos.

Pueden ser útiles, pero también pueden añadir otro paso al proceso.

Si digitalizas el ticket en una aplicación y después necesitas trasladar la información a tu ERP, continúas trabajando con dos sistemas diferentes.

Cuando la digitalización forma parte del propio software de gestión, todo el proceso queda conectado.

Menos herramientas separadas

No necesitas utilizar una aplicación únicamente para leer documentos y otra diferente para gestionar la empresa.

Menos introducción manual

La información reconocida puede incorporarse al proceso de gestión sin tener que volver a escribir todos los datos desde cero.

Toda la información centralizada

Los gastos forman parte del mismo entorno en el que gestionas proveedores, compras, facturas, cobros, pagos y otros procesos del negocio.

Más facilidad para consultar la información

Cuando los documentos están integrados en el ERP, resulta mucho más sencillo localizarlos y trabajar posteriormente con sus datos.

Digitalizar gastos es especialmente útil cuando trabajas en movilidad

Para muchos negocios, los gastos no se producen delante de un ordenador.

Un técnico compra material durante una instalación.

Un comercial paga combustible o una comida.

Un trabajador realiza un desplazamiento y recibe varios justificantes durante el día.

Si esos documentos se dejan para después, el proceso suele terminar en tickets acumulados, fotografías sueltas o información que tarda días en llegar a la oficina.

Digitalizar los gastos permite acercar el registro al momento en el que se produce el propio gasto.

Esto puede reducir pérdidas de documentación y simplificar el trabajo posterior de administración.

Menos tareas administrativas para gestionar los gastos

Registrar un gasto puede parecer una tarea pequeña.

Pero cuando se repite muchas veces cada mes, el tiempo acumulado empieza a ser importante.

Abrir el documento.

Buscar el proveedor.

Copiar la fecha.

Introducir los impuestos.

Comprobar el importe.

Guardar.

Y repetir el proceso con el siguiente documento.

La digitalización permite automatizar parte de estas tareas para que el equipo pueda dedicar menos tiempo a introducir información que ya existe y más tiempo a revisar y gestionar los datos.

Digitaliza tus gastos junto al resto de la gestión de tu empresa

La digitalización cobra más sentido cuando no funciona como una herramienta aislada.

STEL Order permite gestionar diferentes áreas del negocio desde un mismo entorno, por lo que los gastos pueden formar parte del mismo sistema en el que trabajas con clientes, proveedores, documentos comerciales y otras áreas de gestión.

Esto evita tener una solución para escanear documentos, otra para almacenar información y otra diferente para gestionar la empresa.

En lugar de añadir más herramientas al proceso, la idea es simplificarlo.

Preguntas frecuentes sobre digitalizar gastos

¿Qué es digitalizar un gasto?

Es convertir la información contenida en un ticket, factura o justificante en datos digitales que puedan utilizarse dentro de un sistema de gestión.

¿Cómo se digitalizan los gastos con STEL Order?

Puedes partir del propio documento y utilizar la lectura mediante OCR e inteligencia artificial para reconocer su información, revisarla y continuar gestionando el gasto dentro de STEL Order.

¿Qué es el OCR de facturas y tickets?

Es una tecnología que permite reconocer automáticamente el texto contenido en documentos, fotografías o archivos escaneados.

Aplicado a los gastos, permite reducir la introducción manual de los datos presentes en tickets y facturas.

¿Se pueden digitalizar tickets de gastos?

Sí. Los tickets son uno de los documentos que pueden digitalizarse para reconocer su información y facilitar su gestión posterior.

¿Se pueden digitalizar facturas de proveedores?

Sí. La digitalización también puede utilizarse para extraer información de facturas recibidas y reducir el trabajo necesario para registrar sus datos.

¿Qué ventaja tiene digitalizar gastos dentro de un ERP?

La principal ventaja es que no necesitas utilizar una herramienta para digitalizar y otra diferente para gestionar la información.

El documento y sus datos pueden formar parte directamente del sistema desde el que gestionas tu empresa.

Empieza a digitalizar los gastos de tu empresa

Si todavía registras muchos de tus tickets y facturas introduciendo los datos manualmente, digitalizarlos puede ayudarte a reducir una de las tareas administrativas más repetitivas del día a día.

Con STEL Order puedes utilizar inteligencia artificial y tecnología OCR para convertir tus documentos en información y mantener tus gastos dentro del mismo ERP en el que gestionas tu negocio.